内容証明郵便とは送った側に対して、いつ・誰が・誰に・どういう内容の郵便を送ったかの証明に利用できる郵便のことをいいます。契約解除や支払いの停止などのタイミングで活躍できる内容証明郵便ですが、具体的にどのような時に利用すればいいのかわからない方が多いのではないでしょうか。今回は、内容証明郵便を利用するべきタイミングについて紹介します。相手に対してはっきりとした態度を示し、心理的な効果を与えることができる内容証明郵便が、実際に出す際の手順やどんな効力があるかについて紹介しますので、参考にしてみて下さい。

内容証明郵便の役割とは

日本郵便では、内容証明郵便を差出人が受取人に送付する文書のコピーを保存して送付の事実を証明してくれる制度と説明しています。具体的な内容証明郵便の活用方法は、ローン返済を催促させるのに有効です。例えばある会社の社長が銀行から1,000万円の融資を受けていましたが、経営不振となってしまい3ヶ月も滞納していたとします。何度も催促しているにも関わらず一向に返済する様子が見られないという場合に、内容証明郵便を活用することができます。銀行側は3ヶ月の滞納分を請求額として、翌日15日までに支払うようにと期限を定めた請求書を送付しました。これを内容証明郵便にすることによって、後々裁判などになった場合に請求書を送ったことを証明することができます。
このように内容証明郵便は借金の催促に活用することが可能です。もし請求書を受け取ったローンを滞納している社長が、そんな請求書は受け取っていないと言っても、内容証明郵便で送れば郵便局が送ったことを証明してくれるので、言い逃れができなくなるからです。内容証明郵便の役割は、企業と顧客の契約のやりとりにおいて、誠実な遂行を補助する役割を果たしています。

内容証明郵便の出し方とは

内容証明郵便は一般的な郵便と同じような手順で発行できるわけではなく、何点かの注意点があります。まず内容証明郵便はすべての郵便局で出せるわけではありません。差し出すことができる郵便局は、集配郵便局と支社が認めた郵便局のみです。内容証明郵便を出したいと考えている時は、事前に対応できる郵便局を調べておくようにしましょう。
内容証明郵便に対応している郵便局を見つけたら、次に必要書類の提出を行わなければなりません。まず受取人に送付する請求書などの内容文書の原本作成から始めることになります。この原本は郵便局から受取人に確実に郵送されるものです。その原本を作成したらコピーを2部用意します。その内の1部は郵便局で保管され、もう1部は差出人が保管することになります。他に必要なものは送付するための封筒です。この封筒に受取人の住所や氏名を記載して、その中に原本を入れて受取人に送付します。これらの内容文書や封筒などのサイズは特に指定されていないので、自分で好きなものを選ぶようにしましょう。ただし謄本に関しては、字数と行間に指定があります。さらに字数のカウント方法にも細かな指定があるので、しっかりと確認することが大切です。

内容証明郵便を送る際のタイミングとは

不動産経営をしている方の中には、部屋を借りてる人が賃料を滞納してしまうケースが発生してしまうことも多いのではないでしょうか。そのような時にも内容証明郵便を活用することができます。しかしどのようなタイミングで内容証明郵便を送ればいいかわからない方も多いのではないでしょうか。このようなケースで内容証明郵便を送るタイミングは、滞納してから3ヶ月から半年程度です。まず1ヶ月程度の滞納期間では、賃貸契約を停止することはできません。これらは強い信頼関係に基づいて行われるものなので、賃貸契約をすぐに停止すること難しいからです。したがって最低でも3ヶ月程度過ぎないと、賃貸の停止を行うことができないので、3ヶ月以上経ったタイミングで内容証明郵便の手続きを行うのが効果的です。3ヶ月待ってみて、まだ賃料を支払わないのであれば、内容証明郵便による催促状とそれを停止する通知書を送ることが有効であるといえます。
その場合の内容証明郵便の書き方のポイントは、契約をしっかりと特定することです。賃貸借契約書の契約日などをきちんと記載して、どの契約であるかを明確にすることが契約解除のポイントになります。

まとめ

内容証明郵便のことについて知ることができたでしょうか。内容証明郵便を出す際には、その目的をはっきりとさせて正しい方法で実行するのがポイントになります。内容証明で送付する書類や封筒のサイズは自由ですが、謄本の文字サイズや行間などが指定されているので注意が必要です。不動産経営をしていて家賃を滞納している人に内容証明郵便を送付する時は、滞納してから3ヶ月から半年程度の時に送るのが効果的であるといえます。それ以前に送ってしまうと、契約を解除することができなくなってしまうかもしれないからです。このような点に注意して内容証明郵便を送付することがポイントになります。